6 điều cần ghi nhớ để tổ chức sự kiện thành công
Tổ chức sự kiện là một cách thức góp phần quảng bá thương hiệu của công ty một cách hiệu quả. Sự kiện là cơ hội tốt để các công ty có thể gặp gỡ, giao lưu và trao đổi với đối tác, các cơ quan truyền thông. Đây là nơi giúp cho thông tin được trao đổi hai chiều cũng như tăng cường mối quan hệ hợp tác có lợi cho công ty.
Một buổi tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi ban tổ chức của công ty phải chuẩn bị rất nhiều thứ. Hãy ghi nhớ những điều sau để buổi sự kiện diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn.
Kế hoạch tổ chức sự kiện
Khi tổ chức một sự kiện, ban tổ chức của công ty cần lên kế hoạch từ trước. Hãy đưa ra nhiều phương án khác nhau và thống nhất để chọn ra phương án tối ưu nhất. Công ty cần đưa ra lịch trình cụ thể, tổ chức ở đâu, sắp xếp vị trí nhân viên phục vụ sao cho hợp lý nhất, bố trí bàn tiệc như thế nào, sân khấu lắp đặt ra sao,… Ngay cả âm thanh, ánh sáng cũng phải thật hoàn hảo từ buổi diễn tập.
Ngoài ra, công ty cần quan tâm đến thời gian setup sân khấu, treo băng rôn, trang trí sự kiện,… Nếu thuê địa điểm thì ban tổ chức cần quan tâm đến thời gian thuê để chuẩn bị sự kiện. Thông thường, công ty sẽ có nửa ngày hoặc một ngày để chuẩn bị địa điểm tổ chức nhưng cũng có lúc vì có sự kiện diễn ra trước đó nên thời gian chuẩn bị có thể rút ngắn lại. Tùy theo khoảng thời gian cho trước, hãy chuẩn bị sẵn sàng các phương án cho buổi sự kiện.
Địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm cũng là một vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Quý công ty nên chọn địa điểm ở vị trí trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc đi lại. Cơ sở vật chất, an ninh ở địa điểm tổ chức sự kiện phải đảm bảo. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, dịch vụ tốt, đặc biệt là phải có chỗ để xe cho khách mời tới tham dự sự kiện.
Ban tổ chức sự kiện công ty cũng cần chú ý tới sức chứa của địa điểm tổ chức sự kiện. Sức chứa của địa điểm phải cân đối với số khách mời tham dự để tránh trường hợp thừa chỗ hoặc thiếu chỗ.
Ngoài ra, công ty cần chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với tình hình thời tiết. Nếu vào ngày trời lạnh hoặc vào mùa mưa thì không nên tổ chức sự kiện ngoài trời. Lúc đó, hãy chọn địa điểm tổ chức là nhà hàng lớn, trung tâm hội nghị…
Hệ thống âm thanh, ánh sáng trong buổi sự kiện
Nhiều công ty khi tổ chức sự kiện đã gặp phải một số vấn đề như ánh sáng chập chờn, bóng đèn cháy, hỏng; âm thanh không ổn định,… khiến sự kiện bị gián đoạn. Chính vì thế, khi tổ chức, công ty cần phải chú ý tới âm thanh và ánh sáng. Hệ thống loa, đèn hiện đại, chất lượng tốt, đảm bảo tính thẩm mỹ về cảnh quan.
Nếu thuê địa điểm tổ chức, quý công ty cần liên hệ trước với đơn vị cho thuê để kiểm tra trước tình hình âm thanh, ánh sáng và có phương án dự phòng phù hợp.
Các đơn vị hợp tác
Khi tổ chức sự kiện, quý công ty cũng có thể hợp tác hoặc thuê ngoài một số đơn vị như chụp ảnh, quay phim,… Vì thế, ban tổ chức cần thống nhất kế hoạch với các đơn vị này để phối hợp sao cho đồng bộ. Cần ký hợp đồng trước với các đơn vị này để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất, tránh tình trạng khi xảy ra lỗi, hỏng không có ai chịu trách nhiệm.
Các phương án dự phòng
Một sự kiện dù hoàn hảo mấy cũng có thể gặp phải những rủi ro. Vì thế, ban tổ chức của công ty cần dành thời gian xem xét kỹ lưỡng, dự đoán trước những rủi ro có thể gặp phải và đưa ra các phương án dự phòng phù hợp để khắc phục. Có như vậy, công ty mới kiểm soát được tình hình. Và khi rủi ro xảy ra có thể xử lý một cách dễ dàng và nhanh chóng bằng các phương án đã dự phòng từ trước.
Lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín
Lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, quý công ty sẽ không phải lo lắng về những rủi ro, bất trắc có thể xảy ra cũng như những khó khăn trong quá trình tổ chức sự kiện.
